1) SAAPUVAT LASKUT

Toimittajia pyydetään lähettämään laskut verkkolaskuina , tai paperisina ulkopuolisen skannauspalvelukeskuksen postiosoitteeseen.

2) TILITOIMISTO

Tilitoimisto esikäsittelee ostolaskujen sähköiseen kierrätykseen saapuneet laskut (mm. tarkastus- / hyväksyntäkierron asettaminen, kirjanpidon tiliöinti ym. ). Päämiehelle lähtee automaattinen sähköpostiviesti ostolaskujen sähköiseen kierrätykseen saapuneesta laskusta. Laskut näkyvät liitetiedostoina ostolaskujen sähköisessä kierrätyksessä. Verkkolaskujen ja skannattujen laskujen avulla muodostuu samalla sähköinen arkisto ostolaskuista.

3) PÄÄMIES

Päämies tarkastaa ja / tai hyväksyy ostolaskut ostolaskujen sähköisessä kierrätyksessä. Palveluun luodaan päämiehen tarpeita vastaavat hyväksyntälistat (esim. tarkastaja + hyväksyjä tai vain pelkkä hyväksyjä). Palveluun kirjaudutaan Tilitoimisto WinWin Oy:n kotisivujen kautta. Palvelua voi käyttää mistä tahansa ja milloin tahansa. Vaatimuksena on ainoastaan tietokone (tai kännykkä) ja nettiyhteys. Laskut ovat selattavissa palvelussa, jos joskus halutaan tutkia vanhoja laskuja.

4) PANKKI

Tilitoimisto hoitaa laskujen maksamisen pankkiin päämiehen kanssa sovittujen toimintamallien mukaisesti.

WINWIN OSTOLASKUJEN SÄHKÖISEN KIERRÄTYKSEN ETUJA PÄÄMIEHELLE MM.:

• Päämiehen ei tarvitse enää huolehtia ostolaskujen käsittelystä, eikä maksamisesta  päämiehelle jää enemmän aikaa keskittyä ydinliiketoimintaansa, tai halutessaan lisää vapaa-aikaa.
•Päämies saa sähköisen arkiston ostolaskuista (tilikauden ostolaskut voidaan toimittaa päämiehelle esim. CD –levyllä tms.)
•Tilitoimistoon toimitettavan aineiston määrä pienenee huomattavasti
•Monipuoliset raportit ostoreskontrasta mm. toimittajatilastot ym.
•Päämies saa täyden hyödyn verkkolaskujen vastaanottamisesta
•Päämies siirtyy moderniin ostolaskujen käsittelyyn ja säästää laskutuslisistä (jotkut toimittavat veloittavat jo nyt laskutuslisän, jos lähettävät paperisia laskuja)
•Päämiehen liikkumisvapaus kasvaa, eikä esim. kesälomaa joudu enää katkaisemaan ostolaskujen maksamisen takia

© Tilitoimisto WinWin Oy 2011

ostolaskujen sähköisen kierrätyksen toimintakuvaus